Adminisztrációs asszisztens önéletrajz – Mutatjuk mire figyelj!

Asszisztensi karriert tudj befutni, elengedhetetlen önéletrajzot készíts, amely kiemeli képességeidet és tapasztalataidat. Mivel sokan versengenek hasonló pozíciókért, elengedhetetlen, irományod megkülönböztessen téged a többiektől. Írt anyag elsődleges eszköz, amelyet a potenciális arra használnak, felmérjenek téged, és megállapítsák, alkalmas vagy-e adott pozícióra. Ezért kulcsfontosságú, jó első benyomást tegyél.

Átlagos értékelés ehhez a sablonhoz

5.0
Rated 5 out of 5
1 vásárlói értékelésből

Ebben a cikkben segítséget nyújtunk ahhoz, hogyan mutasd be a képzettségedre épülő erősségeidet, és hogyan tudod megragadni a potenciális figyelmét. Példákat mellékeltünk egyes részekre, és részletesen ismertetjük annak minden fontos és szükséges összetevőjét is. Mielőtt belemerülnénk a szakaszokba, nézzük meg közelebbről, tartalmaznia egy szakszerűen megírt adminisztratív önéletrajznak.

Mintáink egyaránt használhatóak profiknak, akik seniornak számítanak a szakmában, ahogy zöldfülüeknek is, akik most érkeztek az iskolapadból.

Tartalomjegyzék

Egy adminisztrátor önéletrajzának helyes mintája

Személyes adatok
Kiss Gyula
Jelentkező
E-mail cím: kissgyula@gmail.com
Mobilszám: 0630/65-24-156
Lakcím: 6784 Budapest, Gábor Áron utca 54.
Születési hely, idő: 1984. 05. 17. Budapest

Rólam
Adminisztratív feladatokban szerzett 3 éves munkáim, különböző nagyvállalatok napi működését irányítottam. Erős Microsoft ismereteimnek köszönhetően tökéletes támogatást tudtam nyújtani munkáltatómnak. Bármilyen feladatban képes vagyok helyt állni, miközben munkákkal kapcsolatban is minden fontos információval és ismerettel rendelkezem.

Tapasztalatok
Projektkoordinátor
East-West Trading Ltd.
2021. január – 2022. december
Győr

  • Ütemtervének és költségvetésének kidolgozása és irányítása
  • Asszisztens támogatás nyújtása a projektmenedzsereknek
  • Előrehaladásának nyomon követése és jelentéstétel
  • A projektben érdekelt felekkel való találkozók szervezése és azokon való részvétel
  • Koordináció a többfunkciós csapatokkal a projektcélok elérése érdekében

Könyvelő
Trans-LTL Ltd.
2016. november – 2018. február
Nagymaros

  • Vevői és szállítói számlák napi könyvelése
  • Havi és heti megbeszéléseken való részvétel
  • Általános munkákban való részvétel
  • Ügyfelekkel szoros kapcsolattartás
  • Adatbázis kezelése

Tanulmányok
Igazgatási BA
Budapesti Gazdasági Fősuli
2014. szeptember – 2017. május
Dunaújváros

Excel szakértő
Corvinus Egyetem
2009. augusztus – 2011. június
Kecskemét

Érettségi
Mátyás Király Szakközépiskola
2004. szeptember – 2007. június
Siófok

Készségek

  • Kiváló problémamegoldó eszközök
  • Erős kommunikációs készség
  • Magas munkamorál
  • Dinamikus életérzés
  • Strukturált gondolkodás
  • Precíz munkavégzés
  • Önálló gondolkodási szakértelem
  • Jogosítvány megléte
  • Excel képességek
  • A megadott adatok helyes bevitele
  • Magas nyelvismeret

Tanult nyelvek
Angol nyelv – B2 – Társalgási szintű
Görög – A2

Milyen fizetésre számíthatsz asszisztens munkakörben?

Mielőtt belemerülnénk önéletrajz egyes részeinek konkrét részleteibe, nézzük meg asszisztens állásokra vonatkozó fizetési elvárásokat. Az egészségbiztosítás és a kiegészítő juttatások, mint a SZÉP kártya vagy a bónuszok tipikus ajánlatok ezen a területen. A cég mérete mindazonáltal hatással lehet a fizetésre, a nagyobb vállalatok magasabb fizetést kínálnak. A tapasztalat szintén kulcsfontosságú tényező a fizetés meghatározásakor, amely jelentőségében potenciálisan felülmúlhatja iskolai végzettséget. A szabadúszást részesíted előnyben, magasabb fizetésre számíthatsz, mint egy átlagos 8 órás munkakörben, akár 1 000 000 ft-os keresetre is. Elkészítésekor tartsd szem előtt a jelen munkakörökre vonatkozó fizetési elvárásokat. Egy multinál sokkal szorosabb határidőkkel számolhatsz.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

Alapesetben, normál munkát vállalsz Magyarországon 250 000 forint és 350 000 forint közötti jövedelemre számíthatsz.

Öltözz jól az interjúra és mutasd meg, hogy egyszerűen jelentkeztél, hanem az életed a hasonló munkakörban szerzett lehetőségek tárháza által biztosított karrier. Fogj kezet magabiztosan, ne légy kirívó és biztosítsd annak feltételét, hogy mindíg számíthatnak rád, bármilyen célja is van a cégnek. Ha utánanézel, milyen szabályokkal rendelkezik a vállalat, ezt úgy tudod megtenni, hogy biztosan nyomot hagy a látogatásod.

Köszöndd meg emailben is a lehetőséget az egyeztetésre. Ezek ugyanis mind olyan pontok, amik növelhetik a tekintélyed.

Milyen részek lényegesek a jelentkező önéletrajza szempontjából?

Az önéletrajz kötelezően tartalmazza alapvető információkat, mint a tapasztalat, iskolázottság és az elérhetőségek. A bemutatkozás, amely könnyen kiemelheti az erősségeidet, éppen ezért ezt a szakaszt sem hagyhatod le semmiképp. Ezután jön a nyelvekre vonatkozó rész, végül pedig minden más, ami nem kötelező, de könnyen kitöltheti a lapot és segíthet jobban megismertetni magad. Amennyiben ezeket az iránymutatásokat követed, az önéletrajzodnak nagyobb esélye lesz arra, észreveszik, és megkapod a kívánt állást.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

A továbbiakban megnézzük, milyen követelményeket, szem előtt tartanod írás közben neked is.

Jó tanács lehet, hozzáadsz egy képet is, amitől könnyebben eldönthetik, szimpatikus vagy-e. A képnek egyedinek lennie, kerülnöd a szelfit és az alapján, mit keres az interjúztató fehér háttér előtt készülnie. Ezzel elérheted, az adatok elolvasása előtt azzal foglalkozzanak, be illesz- e a csapatba, azaz nagyobb szeletet foglalhat el a kép, mint maga a tudásod. Amennyiben új vagy, ez egy jó megoldás lehet arra, akkor is könnyen megszerezd a pozíciót, egyébként nem sok esélyed lenne rá, mi csak javasolni tudjuk neked.

Milyen a megfelelő külalak a dokumentumra vonatkozóan?

Kezdjük néhány fontos iránymutatással az önéletrajz elkészítéséhez, mielőtt belemerülnénk a vonzó anyag elkészítésének módjába. Alapvető fontosságú, hogy precízen és többször átolvasva add be a dokumentumot, hiszen mégis csak segítőnek jelentkezel, aki emaileket küld és egyeztet. Jó eséllyel te sem vennél fel olyat, aki nem tudja kifejteni a gondolatait. Ebben a munkában ezenkívül tudnod kell azt is, hogy mikor kell javaslatokat tenned, ismerned kell a táblázatokat és az sem hátrány, ha egy prezentációt el tudsz készíteni. Ezek mivel könnyen megtanulható készségek, jól teszed, ha előre kitanulod azokat.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

Egy másik kritikus szempont a fordított időrendi sorrend használata. Más szóval, fordított sorrendben felsorolnod tapasztalataidat és végzettségeidet, a legfrissebbeket előbbre téve.

Ahhoz, az olvasó figyelmét fenntartsd, egyszerű, világos és jól szervezett dokumentumot bemutatnod. A kritikus pontok és lényeges részek kiemelése elengedhetetlen, állásra pályázol.

Továbbá lényeges, egy oldalra szorítsd az önéletrajzodat. A túl kevés információ megadása a megfelelőség hiányát sugallhatja, míg a túl sok adat közlése időigényes és felesleges lehet.

Azt mondhatjuk, hogy nincs két egyforma munka, de anélkül, hogy tudnál helyesen írni és jól fogalmazni ebben a munkakörben nem fogsz tudni elhelyezkedni. A következő részben részletesen ismertetjük a különböző részeket.

A kapcsolattartási adatok egy pályázó önéletrajza esetén

JÓ MEGOLDÁS
Németh Szilárd
Adminisztrátor
Email: nemethszilard@gmail.com
Telefonszám: 0670/6437543
Lakcím: 2145 Kisvárda, Üllői út 47.
Születési hely, idő: 1990. 05. 21. Baktalórántháza
NEM JÓ MEGOLDÁS
Wágner Liza
wagnerliza@freemil.com
6784357
4632 Budapest
1994. 11. 17. Dunavarsány

A megfelelően kialakított változatban a vonatkozó elérhetőségi adatok sokkal esztétikusabb és koherensebb módon kerültek megjelenítésre az adminisztratív irományban. Különösen a név került kiemelésre, a pozíció megnevezése és a különböző kapcsolattartási pontok kerültek kifejtésre, mindezt úgy, az információk pontosak és a pozícióra vonatkozóak legyenek.

Ezzel szemben a hibás változatból hiányoznak ezek a lényeges elemek, mivel kisbetűket használ nagybetűk helyett, ahol megfelelő, és a telefonszám is helytelenül szerepel. Ez azt eredményezi, a felvételi csapat nem tudja felvenni a kapcsolatot a pályázóval, még akkor sem, az interjút már kitűzték.

Érdemes megjegyezni, függetlenül attól, vagy nem hasonló munkakörről van szó, elengedhetetlen a professzionális e-mail cím használata, mivel a csak fognak komoly jelöltként tekinteni rád, így pl a gmail lehet optimális megoldás.

Most pedig térjünk át a következő fázisra, a munka mihamarabb a tiéd lehessen.

Az állás betöltéséhez kellő minőségű bemutatkozás

JÓ MEGOLDÁS
Szakmai eszköztárral rendelkezem, miközben az esetek ellátásában is nagyban jeleskedem. Amennyiben igényt tart rá egy, jogi szempontból is ismerem a legfontosabb szabályokat, miközben a Social Media területén is dolgoztam már, ismerem az alapvető és lényeges részeket. Az programokat pedig gond nélkül tudom kezelni.
NEM JÓ VÁLTOZAT
Van tapasztalatom világában. Képes vagyok jól ellátni a feladataimat. Általános ismeretekkel rendelkezem Önöknek is tudok segíteni a munka elvégzésében.

Amikor egy asszisztens állásra írod a bemutatkozást, tartsd egyszerűen, és kerüld a felesleges bonyolultságot vagy a túlzott hosszúságot. Fontos, ügyelni a helyes helyesírásra és a nagybetűs írásmódra, “Önök” nagybetűs írása a bemutatkozó részben a tisztelet jeleként jelenhet meg. Írj 3 – 6 sort és próbálj meg pontosan fogalmazni, azaz beleírni, hogy mivel foglalatoskodtál eddig.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

Ne feledd ezen kívül azt is, ez a szakasz dönti el főleg, tovább olvas-e a Hr-es, éppen ezért mondhatjuk úgy is, erre a részre a legnagyobb hangsúlyt fektetned. Gondolj tehát erre a részre úgy, mint az önmarketingre, amit a beszélgetésen is fogsz használni.

Milyen lesz egy önéletrajzának tapasztalatra vonatkozó szakasza?

Ebben a részben főleg annyi a feladatod, felsorolod milyen munkákat végeztél, de mindezt fordított sorrendben megtenned, figyelve arra, mindent pontosan adj meg.

Mindazonáltal, tudnod azt is, 4 – 5 pontban fel kell sorolnod a feladatok listáját arra vonatkozóan, mit is csináltál a munkakörben. Használj kiemeléseket!

Azokat a munkaállományokat is megfogalmazhatod itten, amelyet fiatalkorodban, diákként, vagy gyakornokként láttál el. Ha van olyan, amit előre vennél, mert relevánsabbnak tűnik, megteheted.

HELYES MÓD
Ezermester
Delta Electronics Ltd.
2019. március – 2021. április
Edelény

  • Irodai értekezleteken való részvétel
  • Rendezvények szervezésében és koordinálásában közreműködés
  • Ügyféllevelezés kezelése
  • Ügyfélszámlák elkészítése
  • Pénzügyi kimutatások és jelentések elkészítése

Támogatás
Alpha Marketing Ltd.
2016. augusztus – 2018. szeptember
Dunavarsány

  • Piackutatás és adatelemzés
  • Külső partnerekkel és beszállítókkal való egyeztetés
  • Meglévő ügyfél igények teljesítése
  • Adminisztráció támogatása
  • Értékesítés és hideghívások indítása
  • Általános elvégzett kérések

Marketing munka
Otp Bank Nyrt.
2014. október – 2015. november
Kecskemét

  • Közösségi média csatornák kezelése
  • Marketing anyagok elkészítése
  • Piackutatás és -elemzés
  • Marketingstratégia kidolgozásának támogatása
  • Marketingkampányok és rendezvények koordinálásában való közreműködés
  • A marketingcsapat történő támogatása
HELYTELEN MÓD
ADMINISZTRÁCIÓ
Kontakt Kmfsz Kft.
2011. – 2012.
Szigethalom

  • jelentések
  • feladatok
  • irodai munkák
  • adminisztrátor

Láthatod tehát, hogy mekkora különbség van a helyes és a rossz változat között, még laikus szemmel is. Ha szeretnéd meggyőzni az olvasót, nem hagyhatod ezt a részt “félben”, azaz közölnöd kell a lényeges információkat.

Adminisztrációs feladatok – A tanulmányok helyes megadása

A munkatapasztalatának részletes ismertetése után a következő részben össze kell foglalni az iskolai előmenetelét, beleértve az elvégzett iskolákat és a releváns tanulmányokat. Egyébként még teljesen új vagy a munka világában, nyugodtan felsorolhatod pár pontban, hogy milyen dolgot vállaltál, amikor iskolába jártál, azaz, hogy milyen készségeket sikerült az oktatási órákon szeretned. Egyéb esetben ez nem kell tenned az megszerzése érdekében, egyszerűen csak add meg az iskola nevét, az időszakot, amikor ott tanultál és a tanulmány megnevezését, amit elvégeztél.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

Egyébként ügyelj arra, hogy az információk pontosan, világosan és helyesen legyenek megfogalmazva.

További magyarázatra van szükséged, a megértés érdekében az alábbi részben bemutatunk minden lényeges információt.

Csináld
Szakmai munkavállaló
Pécsi Tudomány Iskola
2003. október – 2005. július
Pécs

Ügyintézői Ba
Nyíregyházi Főiskola
2001. szeptember – 2004. május
Tiszavasvári

Nem érdemes megírni
Sulik

Pénzügyi szakasszisztens
Károli Gáspár Főiskola
4 év
Kiskunfélegyháza

Akkreditált képzés
Andrássy Gyula Budapesti Német Nyelvű Képzések
3 év
Kiskunlacháza

A munkahelyen belüli munkára való hajlandóság közvetítése kulcsfontosságú, és ezt átfogó és informatív részletek megadásával lehet elérni. Add meg a tanulmányok időtartamát és az oktatási intézmény teljes nevét, és vázold fel a végzéskor megszerzett képesítéseket, amiket kamatoztathatsz majd a felvétel után.

Általában ezt a részt csak röviden vizsgálják át, amikor egy hasonló állásra jelentkezik, felesleges túlzott erőfeszítéseket fektetni. Ez megtörtént, a pályázati folyamat fáradságos része majdnem befejeződött, mivel a további lépések egyszerűek és minimális erőfeszítést igényelnek. Éppen ezért, a papír végére érünk lassan mi magunk is, ne add fel akkor sem, már fáradnál, nincs már túl sok teendőd neked sem.

Tüntesd fel szakmai szemmel a készségeidet

Valószínűleg ez a szakasz a legegyszerűbb, mivel célja, hogy az önéletrajzban kiemelje a munkahelyi vezető számára releváns készségeket. Arra szolgál, hogy a személyes tulajdonságokat bemutassa.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

Fontos megjegyezni, hogy ebben a szakaszban soft és hard készségekre egyaránt szükség van. egy esetén pályázol, az ügykezeléssel és a kommunikációval kapcsolatos készségek elengedhetetlenek.

Ugyanakkor elegendő, felsorolsz 3-6 pontot az ügyintézőjelöltek tulajdonságaiból, amelyek mind a soft, azaz a személyes tulajdonságokat, mind a hard, azaz a szakmai jellegű készségeket magukban foglalják. Kerüld ezek túlzott kifejtését.

Más szóval, a követelményeinek megfelelően határozd meg az releváns személyes tulajdonságokat és a hard jellegű készségeket.

Példák a személyes készségekre:

  • Erős szociális készségek
  • Kiváló kommunikációs készségek
  • Munka támogatás nyújtásának a vállalat számára
  • Pozitív hozzáállás
  • Hatékony projekt szervezés

Példák a hard skills-re:

  • Érvényes jogosítvány birtoklása
  • Bizonyos programok ismerete
  • Számítógépes ismeretek
  • Minden releváns, munkával kapcsolatos programban való jártasság
  • Csoportvezető utasításainak követésére
  • Nyelvismeret

Mit írj a nyelvtudásoddal kapcsolatban és azt hogyan tedd?

Adminisztrátorként nem kötelező a angol nyelv vagy német tudás, de mindenképpen növelheti a felvételi esélyeit, nyelvismerettel rendelkezel. Ezért ajánlatos, hogy az önéletrajzában szerepeljen egy nyelvi rész, még akkor is, ezt az álláshirdetés nem kéri kifejezetten. Több nyelvben is jártas vagy, akkor még előnyösebb, Ezeket is feltünteted, hiszen az irodai munkáknál előnyt jelenthetnek.

Ne feledd, hogy az állásinterjú során valószínűleg tesztelni fogják a nyelvtudásodat, és előfordulhat, hogy mindezt szóban és írásban egyaránt meg fogják tenni, az a legjobb, valós adatokat írsz meg ebben a részben.

A nyelveid:

Nyelvek
Angol – Társalgási szint
Német – Középfok

A hobbik és az egyéb tapasztalatok helyes megadásának módja

Az átfogó és jól összeállított önéletrajz érdekében erősen ajánlott a hobbi- és érdeklődési körökről szóló részt is beilleszteni. Bár ez nem feltétlenül kell, de mindenképpen hozzáadott értéket jelenthet a teljes pályázathoz. A hobbi rész bepillantást enged a jelölt személyiségébe és jellemébe, bemutatva a munkahelyen kívüli érdeklődési körét és szenvedélyeit. Ezenkívül remek beszélgetésindító lehet az interjú során, lehetővé téve a kérelmező számára, hogy kapcsolatot építsen ki az interjúztatóval.

adminisztrációs asszisztens önéletrajz

Amikor kiválasztjuk, hogy mely hobbikat szerepeltessük, fontos, hogy mérlegeljük azok relevanciáját. Sok csapatmunkát igényel, előnyös lehet a csapatsportok vagy csoportos tevékenységek szerepeltetése. Emellett a vezetői vagy szervezési készségeket bizonyító hobbik előnyösek lehetnek vezetői pozíciók esetében. Azonban az állásnak nincsenek konkrét követelményei, akkor is ajánlott hobbikat feltüntetni, amelyek a személyiségét és egyéniségét mutatják.

Fontos megjegyezni, hogy a hobbikra vonatkozó rész nem lehet túl hosszú vagy túlterhelő. Ehelyett tömörnek és lényegre törőnek kell lennie, csak néhány hobbit kell felsorolni, amelyek a legfontosabbak és legérdekesebbek. Fontos továbbá, hogy kerüld az ellentmondásos vagy érzékeny hobbikat, mivel ez negatívan befolyásolhatja a pályázatot.

Ha egyébként bármilyen extrém sportot űzöl, szintén érdemes lehet hozzáadnod, hiszen ezzel azt üzenheted, hogy olyan személyiség vagy, akit mindenképpen meg kell ismerni. A hobbik között ráadásul, amennyiben olyan dolgok is szerepelnek, ami által hasonszőrű emberre talál a Hr-en dolgozó hölgy vagy úr, szintén elérheted vele, hogy felülre kerüljön a dokumentumod.

Összefoglaló

Nem lehet túl korán kezdeni, újként, iskolásként és csak szórakozásból is érdemesnek tarthatod egyébként, hogy megírj egy teljesen valós CV-t, ezzel megalapozva a jövődet, a munkákra való jelentkezésekkor való első esetekben. Középiskolásként vagy kisebb tagozatban is lehetőséged az, hogy megtanuld egy professzionális módon összerakott, amit te magad készítettél, de abban az esetben, amikor van jelenlegi munkád, de nem szeretnél kimaradni a modernitásból és modern módon szeretnéd megírni a következő alkalommal, amikor kelleni fog, érdemes használni a mintánkat, ugyanis minden lényegeset és kihagyhatatlan dolgot hozzáadtuk.

Amennyiben úgy érzed, hogy szeretnél több cikket is megnézni, illetve mintákra van szükséged, javasoljuk, hogy nézz körbe az oldalunkon, ahol megannyi tippet és trükköt közöltük veled. A fő, hogy motiváltságot és elkötelezettséget sugározz, hiszen mindig hamarabb keresnek fel olyan személyt, aki tudja mit akar, mint valakit, aki csak immel ámmal végezné el a feladatokat.

Gyakori kérdések és válaszok

1.Home office munkában is végezhetem a feladatokat?

Bár van rá esély, hogy Magyarországon asszisztensként home office munkában dolgozhatsz, sokkal gyakrabban várják azt, hogy bejárós légy ebben a munkakörben. Éppen ezért, bár érdemes rákérdezned, fel kell készülnöd arra, hogy lehet ingáznod kell majd.

2.Külföldi munkát is vállalhatok?

Természetesen. Ma már gond nélkül lehetőséged van arra is, hogy külföldi munkát vállalj, amikor hasonló munkakörben szeretnél elhelyezkedni. Ehhez viszont profinak kell lenned és a munkahelyhez kapcsolódó nyelvet is ismerned kell. Írj angol és magyar önéletrajzot is ebben az esetben.