Adminisztratív asszisztens önéletrajz – Válj profi íróvá velünk!

Adunk egy mintát, hogy képet kapjon arról, hogyan néz ki egy jó dokumentum, de mélyebben belemerülünk a részletekbe is, hogy mit és hogyan kell beleírni. Emellett olyan fontos részleteket is megvitatunk, mint a várható fizetés és a jelentkezési eljárások. Bár a nagyszerű dokumentum az adminisztrációs világban fontos, az interjúkon való jó szereplés szempontjából is döntő fontosságú. Merüljünk hát el a munka CV készítésének különböző szakaszaiban, és lépjünk a sikerhez vezető útra.

A megfelelő minta az önéletrajzodhoz

Az önéletrajza megírása után milyen fizetésre számíthat a jelentkező?

Ha adminisztrációs irányban szeretnél munkát vállalni Magyarországon, fontos tudnod, hogy milyen fizetésre számíthatsz. A magyarországi asszisztens állások nettó fizetése átlagosan 250 000 és 350 000 forint között mozog havonta. Fontos azonban megjegyezni, hogy ez számos tényezőtől függően változhat. Például, ha multinál dolgozol, általában magasabb fizetésre és jobb juttatásokra számíthatsz, mint ha kisebb cég mellett döntöttél. Emellett a lakóhelyed is befolyásolhatja a fizetésedet, a budapesti adminisztrációs állások jellemzően jobban fizetnek, mint a kisebb városokban találhatóak. Érdemes megjegyezni azt is, hogy a tapasztalatod és a végzettséged szintje szintén hatással lehet a fizetésedre. Bár a munkaidő változhat, érdemes megjegyezni, hogy az átlagfizetés 8 órás munkanapot vesz alapul. Amikor asszisztens állásokra jelentkezel, fontos, hogy kiemeld készségeidet és képességeidet, beleértve a szervezőkészségedet, kommunikációs képességeidet és a részletekre való odafigyelésedet, mivel ezek mind segíthetnek abban, hogy kitűnj a többi jelentkező közül, és potenciálisan magasabb fizetést kapj.

Mindazonáltal, a legtöbb esetben az alapján, hogy milyen munkahelyre jelentkeztél további juttatásokra is számíthatsz, így például bónuszra, év végi kiegészítésre és hasonlóra, ami megdobhatja a fizetésedet.

A megadott önéletrajzban mit kell kötelezően megadnod és mit hagyhatsz ki?

Amikor asszisztens munkára írod az önéletrajzodat, vannak bizonyos szakaszok, amelyeket mindenképpen tartalmaznia kell. Ezek közé tartoznak a személyes adatai, például a neved, elérhetőségeid és a címed, valamint a munkatapasztalatod és az iskolai végzettséged. Fontos továbbá egy jól megírt bemutatkozás, amely megragadja az olvasó figyelmét, és bemutatja képességeidet és képzettségedet. Ezen túlmenően ki kell emelned minden olyan szakmai képesítést vagy tanúsítványt, amelyet megszereztél, még akkor is, ha nincs diplomád. Bár a nyelvtudás nem feltétlenül szükséges minden adminisztrációs munkakör betöltéséhez, mégis fontos megemlíteni minden olyan nyelvet, amelyet akár alapszinten is beszélsz. Ügyeljünk arra, hogy azokra a releváns készségekre és tapasztalatokra összpontosíts, amelyek miatt alkalmasnak tűnsz a pozíció betöltésére, és kerüld a lényegtelen információk, például a hobbi vagy a nem kapcsolódó munkatapasztalat feltüntetését, azelőtt, hogy erre sor kerülhetne.

Egy jelentkező jól megírt önéletrajza

Az asszisztens álláshoz szükséges önéletrajznak hibátlannak, tömörnek és jó magyarsággal megírtnak kell lennie. A beküldés előtt feltétlenül ellenőrizni kell, hogy nincs-e benne hiba, mivel bármilyen elírás az állásodba kerülhet. Az is fontos, hogy a munkatörténetet fordított sorrendben mutasd be, a legfrissebb munkával kezdve. Az önéletrajznak egyoldalasnak kell lennie, és ki kell emelnie a képességeidet és tapasztalataidat, anélkül, hogy túl hosszú vagy túl rövid lenne. Konkrét példákkal bizonyítsd a tudásodat, és mutasd meg, miért vagy alkalmas az adott munkakör betöltésére. Olyan nyelvezetet használj, amelyből kiderül, hogy motivált vagy a vállalatnál dolgozni, ahová jelentkeztél, de ne keltsd azt a benyomást, hogy máshová is beadtad a jelentkezésed. Összességében az önéletrajzodnak világos és pozitív képet kell mutatnia rólad, kiemelve az erősségeidet és az asszisztensi képességeidet.

Az önéletrajzodnak a személyes tulajdonságaidat és erősségeidet is be kell mutatnia. Ilyen lehet például a nyomás alatti munkavégzésre való képessége, a részletekre való figyelés, a problémamegoldó készsége és a többfeladatú munkavégzésre való alkalmasság. Fontos megjegyezni, hogy asszisztensként sokféle feladatot és felelősséget kell majd ellátni, ezért a munkáltatók olyan jelölteket keresnek, akik alkalmazkodóképesek és a felmerülő új kihívásokkal is megbirkóznak.

A személyes adatok helyes megadása egy szakmai önéletrajzban

A személyes adatokra vonatkozó szakasz a pályázat fontos részét képezi, így nem mindegy, hogy irodai munkára való jelentkezés esetén hogyan írod meg. Fontos, hogy kétszer ellenőrizd a helyesírást, hogy elkerüld a hibákat, mivel ezek rossz fényt vethetnek az alapkészségeidre, akármennyi tapasztalat is van mögötted. Használj professzionális e-mail címet, hogy a munkáltató komolyan vegye a jelentkezésedet, ugyanis a helytelen változatban található nem éppen ezt mutatja, hogy érdemes veled felvenni a kapcsolatot. Emellett ügyelj arra is, hogy a teljes telefonszámodat helyesen írd ki, mivel a munkáltató csak így tud majd elérni, amikor eldöntik, hogy kit fognak interjúztatni.

Kerüld viszont a nagybetűk helytelen használatát, mivel ez rossz üzenetet közvetíthet a képességeidről. A fénykép csatolása nem kötelező, de ha mégis szeretnéd megtenni, akkor használj az elmúlt egy évben készült profi fényképet. A képet egyszerű fehér háttér előtt készítsd, és tartsd egyenesen a fejedet, illetve mindenképpen kerüld el a nyaralásos, vagy szelfi képeket.

Fontos viszont tudnod, hogy amennyiben képet is csatolsz a dokumentumhoz, akkor keresnek majd szívesen, ha az elsődleges benyomásuk pozitív rólad, ezt pedig maga a kép fogja eldönteni.

Az adminisztrációs önéletrajzod bemutatkozó szakasza

A bemutatkozó rész az önéletrajzban kulcsfontosságú, mivel ez az elsődleges dolog, amit a potenciális munkáltató elolvas. Itt van lehetőség arra, hogy erős benyomást gyakorolj, és megmutasd magad. Egy rosszul megírt bevezető elriaszthatja a munkáltatót, és az elutasításához vezethet. Egy jól megszerkesztett viszont felkeltheti a munkáltató érdeklődését a többi részének elolvasása iránt, és így akár interjúra is hívhat.

Nézzük meg a két meglévő példát. A hibás változat homályos, és nem tartalmaz konkrét részleteket a pályázó készségeiről és tapasztalatáról. Emellett rosszul van megírva, és nem közvetít semmiféle lelkesedést vagy magabiztosságot. Ezzel szemben a jó változat konkrét, megemlíti az évek tapasztalatát, és kiemeli a különböző munkakörnyezeteket, amelyekben a pályázó már dolgozott. Azt is bizonyítja, hogy a pályázó proaktív és képes javaslatokat tenni, amikor az illő.

A bemutatkozás megírásakor fontos, hogy tömör és konkrét legyen. Kerüld az általános kifejezések és divatszavak használatát, mivel ezek nem adnak hozzá értéket.

Tapasztalat szakasz – Hogyan add meg a munkahelyeket?

Most pedig nézzük meg, hogy miként kell kinéznie a tapasztalat résznek az önéletrajzban. Az első, amit tudnod kell például, hogy 4 – 5 pontban össze kell tudnod írni, hogy milyen feladatokat láttál el a munkakörben. Semmiképpen ne írj viszont hosszú, felesleges dolgokat, hiszen ezzel elveszíted az érdeklődést.

Fordított sorrendet használj, kivéve akkor, ha van olyan munka, ami jobban illik a munkakörhöz, amire jelentkezel. Ebben az esetben ezeket nyugodtan előre is veheted.

Itt tehát főleg az a feladatod, hogy helyesen megfogalmazd, hogy miben is vagy jó, azaz, hogy milyen tapasztalatokat szereztél az évek alatt. Nem kell így hosszú, mondatokat használnod, viszont az sem jó, ha csak egy szóban próbálod körbeírni, hogy mit is csináltál az adott munkahelyen. Mindazonáltal figyelj arra is, a munkahely teljes nevét add meg, ahogy ez igaz a munkakörre is, amiben dolgoztál. Az elsőkben bemutatott, helyes minta alatt megírtak tehát könnyen hozzásegíthetnek az álláshoz, ezzel szemben viszont a helytelen változat beküldése esetén nem különösebben fogod tudni felkelteni az olvasó figyelmét.

Most viszont térjünk át az iskolákra, ami már egy sokkal könnyen feladatnak mondható megírás szempontjából.

A tanulmányok és iskolák részletei és fontos infói

A tanulmányokra vonatkozó szakaszban mindösszesen annyi a feladatod, hogy megírd, milyen iskolákat végeztél el a múltban, illetve, hogy bemutasd, milyen papírokkal rendelkezel. Amennyiben viszont nincs semmilyen tapasztalatod és pályakezdőként most szeretnél munkába állni asszisztens munkakörben, nyugodtan felsorolhatod pár pontban, hogy milyen készségeket szereztél az iskolának köszönhetően. Csakúgy, ahogy azt a fenti példában is bemutattuk.

Nem kell viszont bonyolult dolgokra gondolnod, csak az alábbi mintát kell mindösszesen használnod: 👇

Fontos tehát tudnod, hogy miként írod meg ezt a szakaszt az önéletrajz beküldése előtt. Írd ki például az időszakot, amikor az adott iskolában tanultál, illetve helyesen add meg az egyetem és a szak nevét is. Bár valóságban főleg csak átszaladnak ezen a részen, mégis fontos a külalak, így bár nem biztos, hogy el is olvassák, látni fogják, ha rosszul rögzítetted az adatokat. Ez pedig azt üzenheti az olvasónak ebben a munkakörben, hogy nem biztos, hogy te vagy a legjobb jelentkező a munkára.

Milyen ember vagy? A képességeid és a készségeid megadása

Ebben a szakaszban viszont mindösszesen annyi dolgod van, hogy megadd, milyen készségeket és képességeket szereztél az életben, azaz a soft és a hard skillek megadása mindösszesen a feladatod. Az elsők alatt azt érthetjük, hogy milyen szociális eszközök birtokában vagy, amíg a második arra ad bizonyítékod, hogy feladatok szempontból miben vagy jó. Elég viszont pár pontban megfogalmazni ezeket, anélkül, hogy túlságosan kifejtenéd a különböző pontokat.

Soft készségek

Hard képességek

A nyelvtudás és a nyelvek amiket ismersz

Ebben a részben ajánlott felsorolásszerűen felvázolni azokat a nyelveket, amelyeket a jelölt jól ismer. Még ha a nyelv nem is kapcsolódik közvetlenül a munkakörhöz, mindig előnyös megemlíteni, mivel ez a sokoldalúságát és alkalmazkodóképességét mutatja be. Érdemes egyébként akkor is megadnod a nyelveket, ha nem különösebben kérnek erre az önéletrajzban, ezért, ha jól beszéled az angol nyelvet, mindenképpen említsd meg, és add meg a tudásod szintjét. Ez potenciálisan magasabb fizetési lehetőségekhez és jobb álláskilátásokhoz vezethet.

Ráadásul, ha olyan nyelveket is ismersz, amire nem is gondolnának, könnyen szimpátiát kelthetsz az olvasóban. Éppen ezért, ha lehetőséged van rá, érdemes lehet akár többet is megadnod. Fontos, viszont, hogy ne állíts valótlant, ugyanis a jelentkezés következő szakaszában, azaz az interjún minden ki fog derülni azzal kapcsolatban, mint az önéletrajz megadása alatt valós adatokat adtál-e meg.

A hobbik és a szakmai képesítések

Végül pedig következzen az opcionális rész, ahol már csak felsorolásszerűen te magad döntheted el, hogy milyen adatokat adsz meg. Ha szeretnéd magad jobban bemutatni, megadhatod például, hogy milyen hobbijaid vannak, de, ha rendelkezel a munkához nem illő képesítésekkel, amiket mindenképpen szeretnél hozzáadni az önéletrajzhoz, ebben a szakaszban gond nélkül megadhatod azokat.

Ráadásul, ha bármilyen különlegesebb vagy extrémebb hobbid van, azt sugallhatod az olvasó felé, hogy olyan személyiség vagy, akit érdemes megismerni. Érvényes viszont az a szabály itt is, hogy nem szabad hazudnod, ugyanis jó eséllyel bele fognak kérdezni az interjún. Ez viszont egy nagyszerű beszélgető téma lesz a meeting végén, így akár arra is külön fel tudsz majd készülni, hogy mit szeretnél mondani ezekről az adatokról.

A jó hír viszont, hogy nem kötelező ezeket megadni, így amennyiben nem fér ki, vagy, ha egyszerűen nem szeretnél ezzel foglalkozni, bátran kihagyhatod őket és koncentrálhatsz helyette a fenti, kötelező szakaszokra. A fő ugyanis a minőség, hiszen hiába írod tele a lapot, a mennyiség CV szempontjából nem sokat ér, ha valós tartalom nincs mögötte.

Végső gondolatok és minden ami lényeges az önéletrajz megírásában

Láthatod tehát, hogy nem különösebben bonyolult az, hogy jól írd meg az adatokat és a beküldött dokumentum profi legyen. A fő például az, hogy helyesen írj, ugyanis ez nagyon sokat dob majd magán az önéletrajzon, még akkor is, ha nem igazán rendelkezel mély tapasztalatokkal a munkakörre vonatkozóan.

Hoztunk viszont egy összefoglaló listát azzal kapcsolatban, hogy mire kell figyelned, hogy ezzel ellenőrizesd, hogy biztosan mindent megadtál-e, illetve, hogy az összeírt adatok biztosan megfelelően szerepelnek-e az irományodban.

Ha viszont ezáltal átnézted a CV-t, gratulálunk, mert el is készültél az első valódi, profi önéletrajzoddal.

Mindazonáltal, érdemes megemlítenünk azt is, hogy a legbiztosabb helyed akkor lehet az interjúztatottak között, ha utókövetést is végzel. Ez voltaképpen annyit tesz, hogy miután elküldted az önéletrajzodat, írj egy köszönőlevelet, amiben jelzed, hogy izgatottan várod a visszajelzést a munkával kapcsolatban. Ezzel ugyanis azt üzened, hogy valóban érdekel a pozíció, ráadásul sokkal nagyobb eséllyel jut majd eszükbe a neved a kiválasztás alatt.

Ezt a taktikát pedig használhatod akár az interjút követően is, megköszönve a beszélgetést. A szimpátia ugyanis ezáltal könnyen megnövekedhet a HR-es szemében veled kapcsolatban, ahogy azt is látni fogják, hogy egy komoly jelentkezővel állnak szemben személyedben.

Gyakori kérdések és válaszok

Mindenképpen kell diploma, ha asszisztens szeretnék lenni?

Nem, jó hír ebben a munkakörben, hogy a tapasztalat sokkal fontosabb, mint az, hogy milyen iskolát végeztél, így van esélyed megszerezni az állást akkor is, ha nem rendelkezel semmilyen felsőoktatási papírral és diplomával. Add tehát be bátran a jelentkezésed.