Az adminisztratív tevékenység nem papírkupac tologatás – rengeteg kihívást tartogat annak, aki ebben a szakmában képzeli el a jövőjét. Az első lépés azonban, ha megtalálod álmaid irodai adminisztrátor állását, a tökéletes önéletrajz készítése. Az önéletrajz lesz a belépő a leendő munkáltatódhoz, mint a legtöbb irodai munka esetén.
Ehhez segítségedre leszünk egy útmutatóval, ami pontosan bemutatja azt, hogy mit és hogyan írj az önéletrajzodba, hogy tiéd lehessen az állás. Lépésről-lépésre, példákkal és egy minta bemutatásával segítünk összeállítani a nyertes adminisztrátor önéletrajzot, úgyhogy nézzük is!
Tartalomjegyzék
Irodai adminisztrátor foglalkoztatottság Magyarországon
Az irodai adminisztrátor egy nagyon keresett, számtalan előrelépési lehetőséget kínáló szakma. Sok esetben diákmunkaként hirdetik meg, így pályakezdőként, frissen végzett hallgatóként remek kiugrási lehetőség. Nem kérnek minden esetben felsőfokú végzettséget, így középiskolai végzettséggel is nyugodtan megpályázható.
Az adminisztrátor munka leginkább az irodavezető és asszisztens szakmához áll közel, mivel irodai munka. A napi adminisztrációs feladatok elvégzése, beérkező levelek érkeztetése, telefon kezelése, másolás, scannelés, de akár a kapcsolattartás is feladat lehet.
Éppen emiatt tökéletes ugródeszka akár egy pénzügyi asszisztens, akár egy HR-es, akár egy rendezvényszervezői munka, vagy egyéb asszisztensi pozíció irányába. Közel 5000 állás található meg a profession.hu álláskereső oldalon, ha pedig szűkítjük a keresést Budapest és környékére, akkor 3000 körüli számot kapunk.
Az irodai adminisztrátor átlagfizetése nettó 220 ezer és 250 ezer forint között mozog, de ez területtől függően is változik. A legmagasabb fizetés ebben az esetben is Budapest és környékén várható.
Az adminisztrátor és az asszisztens
Az adminisztrátor és az asszisztens hasonló szakmák, de mégis abban különböznek, hogy az asszisztensnek nagyobb a feladatköre. Az asszisztens már kissé szakmaibb jellegű, részt vesz a szakmai projektekben. Sokszor itt tanulják meg a szakma fortélyát, például a pénzügyi asszisztens, marketing asszisztens vagy HR asszisztens pozícióknál.
Az adminisztrátor ezzel ellentétben nem folyik bele nagyon a szakmai munkába, inkább adatokat rögzít, fénymásol, szkennel, telefonál. Azért ennyire nagy elvárás a Microsoft Excel, vagy akár az SAP rendszer ismerete.
A legtöbb álláshirdetésben azonban az adminisztrátor és az asszisztens egybe van mosva, és egy szakmaként jellemzik, így nyugodtan jelentkezzünk mindkettőre, amennyiben a leírást érdekesnek találjuk.
Irodai adminisztrátor önéletrajz példa
Kerekes Liliána
Irodai adminisztrátor
E-mail cím: liliana.kerekes@gmail.com
Telefonszám: 0630/6789-987
Lakcím: 1123, Budapest
Születési hely, idő: 2000. 07.13. Szeged
Magamról
Lelkes, szorgalmas, precíz Irodai adminisztrátor vagyok, 3 éves, multinacionális cégnél szerzett tapasztalattal, így angol középfokú nyelvtudással. Számlák érkeztetése és iktatása, céges rendezvények szervezése, postázás és kapcsolattartás tartozik a főbb feladataim közé. Mindezek által kiváló kommunikációs készség, Microsoft Excel és SAP tudás jellemez. Az új eszközbeszerzési rendszeremnek köszönhetően 23 százalékkal csökkentek a költségek. Olyan munkahelyet keresek, ahol tovább mélyülhetek a pénzügy világában.
Szakmai Tapasztalat
Irodai adminisztrátor
MultiLab Business Services
2018.június – 2021. augusztus
Főbb feladataim:
- Számlák fogadása, érkeztetése és iktatása az SAP rendszerben.
- A cég mindennapjaihoz szükséges eszközök, anyagok beszerzése, beszállítói rendelések rögzítése és a rendelések nyomon követése
- Rendezvényeken regisztráció és egyéb támogató feladatok ellátása
- Telefon kezelése, segítségnyújtás.
- Az új eszközbeszerzési rendszeremnek köszönhetően 23 százalékkal csökkentek a kiadások.
Tanulmányok
Pénzügyi ügyintéző
EFEB Oktatási Központ
2019.- 2020.
Főbb kurzusok:
- Pénzügyi és számlázási ismeretek, Jogi alapismeretek, Adózási ismeretek, Vállalkozásfinanszírozás, Vállalkozási ismeretek, Bérszámfejtés
Érettségi
Kiss Géza Gimnázium
2014.– 2018.
Szeged
Készségek, képességek
- Precizitás, részletesség
- Elemző szemléletmód
- Önálló munkavégzés
- Problémamegoldó képesség
- Szervezési készség
- Microsoft Excel, Word, Powerpoint
- SAP
- Microsoft Teams
Szamlazz.hu
Nyelvtudás
Angol – középfok
Hogyan írjunk irodai adminisztrátor önéletrajzot?
Az adminisztrátor önéletrajz attól is függ, hogy milyen pozícióra jelentkezünk, hiszen más képességek kiemelésére van szükség akkor, ha pénzügyi, jogi, vagy HR területre jelentkezünk. Lehetőleg egy oldal hosszúságú legyen, és elengedhetetlen a tökéletes helyesírás. Röviden, tömören fogalmazzunk, de mindenképp szőjük bele a személyiségünket is. Az irodai adminisztrátor felé minden esetben az az elvárás, hogy precíz legyen, így ezt tartsuk szem előtt.
Kerüljük a feltűnő, harsány színeket, és inkább professzionalizmust sugalljon az önéletrajzunk. Tartsuk szem előtt, hogy olyasvalakit keresnek a pozícióra, aki hiba nélkül kivitelezi az adminisztrációs feladatokat. Az adminisztráció pedig pontosságot, megbízhatóságot igényel. Használjuk a fordított időrendi sorrendet mind a munkatapasztalat, mind a tanulmányaink felsorolásánál. Ez azt jelenti, hogy először a jelenlegi munkahelyünket írjuk be, majd időben visszafelé haladva soroljuk fel a többit. Így tökéletesen átlátható a teljes karrierünk.
Amennyiben pályakezdők vagyunk, inkább a funkcionális önéletrajz formátum ajánlott, amely a képességekre helyezi a hangsúlyt, mintsem a munkatapasztalatra. Amennyiben viszont már rendelkezünk kellő tapasztalattal, akkor a klasszikus magyar önéletrajz formátum az ideális választás.
Az önéletrajz elrendezése
Az elrendezés esetén a legfontosabb, hogy könnyen átlátható és olvasható legyen. Az alábbi szekciók mindenképp kerüljenek bele, ebben a sorrendben:
- Személyes adatok, elérhetőség
- Profil, szakmai bemutatás, karriercél meghatározás
- Munkatapasztalat
- Tanulmányok, képzések
- Készségek, képességek
- Nyelvtudás (opcionális)
Amennyiben a sablonaink közül szeretnél választani, akkor a Letisztult önéletrajz sablont illetve a Rotterdam sablont ajánlanánk. Természetesen az önéletrajz megjelenése attól is függ, hogy pontosan milyen pozícióra jelentkezel: reklámügynökség, kreatív szektor esetén lehet kissé színesebb, nagyobb cég esetén viszont inkább hivatalosat válassz.
Bármelyik sablon mellett is döntesz, arra mindig törekedj, hogy hagyományos, könnyen olvasható betűtípust válassz, mint amilyen a Times New Roman, Calibri vagy Arial, és lehetőleg a 11-12-es betűméretre törekedj. A szekciók mindig jól láthatók és megkülönböztethetőek legyenek, és ne folyjanak egybe a betűk.
Kezdd az önéletrajzot a fejléccel
A fejléc, vagyis az elérhetőségeket tartalmazó szekció kulcsfontosságú az önéletrajzban, ugyanis, ha nem hibátlan, akkor biztos, hogy nem fog tudni elérni a HR-es. Amennyiben elírod a telefonszámodat vagy az email címet, akkor a vezető, vagy a HR-es nem fog tudni felhívni – hiába lennél tökéletes választás a pozícióra a meglévő önéletrajzod alapján. Arra van szükség, hogy azonnal megtalálja kapcsolatfelvételi lehetőségeket!
Az adminisztrátor munka esetén is fontos, hogy a pozíciódat is beírd a neved alá. Az email cím esetén mindenképp kerüld a vicces és a munkahelyi email címet, valamint az olyat, ami túl sok számot tartalmaz.
Személyes adatok
Kerekes Liliána
Irodai adminisztrátor
Email cím: liliana.kerekes@gmail.com
Telefonszám: +3630/6789-987
Lakcím: 1123, Budapest
Születési hely, idő: 2000. 07.13. Szeged
Helytelen példa
Szabó Tündi
Irodai adminisztrátor
Email cím: cicalany00713@gmail.com
Telefonszám:30/6789-987
Lakcím: 1123, Budapest
Születési hely, idő: 2000. 07.13. Szeged
A második jelölt önéletrajza több hibát is tartalmaz: elsősorban azt, hogy a becenevét írta bele, másodsorban pedig azt, hogy az email cím nem sugall professzionalizmust. Érdemes lenne egy, a saját vezetéknévből és keresztnévből álló e-mail címet létrehoznia. A telefonszám esetén pedig lemaradt a ország hívószáma. Bár ez akkor okoz nagyobb gondot, ha a jelölt külföldre pályázik, magyar céghez való jelentkezés esetén is adjuk meg, mert így teljes a telefonszám.
Kell-e fényképet mellékelnem az önéletrajzomhoz?
A fénykép csatolása általában opcionális, azonban segíti a HR-est, hogy teljes képet kapjon rólunk. Ügyelj azonban a minőségre: a bulifotók, selfie-k biztosan nem lesznek jók. A megfelelő, professzionális fotó éles, fehér háttér előtt készül, lehetőleg természetes sminkben és hajjal. Törekedj arra, hogy egyszerű, egyszínű felső legyen rajtad, férfiakon ing, nőknél blúz. Mellkasig elég a fotó, teljes alakos képre semmi szükség.
Munkatapasztalat elhelyezése az adminisztrátor önéletrajzban
Ahogy az önéletrajz minta is mutatja, a munkahelyeket fordított időrendi sorrendben soroljuk fel, vagyis a legfrissebb, jelenlegi munkát tüntetjük fel elsőként. Általában nem ajánlott 10-15 évnél régebbi munkákat felsorolni, ugyanis akkor biztosan nem férünk rá egy oldalra.
Ahogy az adminisztrátor önéletrajz minta is mutatja, minél részletesebben írjuk le a munkatapasztalatainkat, beleértve az elért eredményeket, feladatköröket. Semmi sem győz meg jobban a vezetőt vagy a HR-est, mint az, ha számokkal, statisztikával is tudod bizonyítani a teljesítményedet.
Az ATS egy jelentkezés szűrő program, amelybe előre megadhatja a HR-es, hogy milyen kulcsszavakat keressen egy önéletrajzban. Ha nincs ezekből a elegendő, akkor sok esetben nem is kerül emberi szem elé az önéletrajzod. A megadott kulcsszavakat mindig megtalálod elrejtve az állások hirdetésében, az elvárások résznél.
A feladatokat mindig bulletpontokba szedve listázzuk, és ne legyen több, mint 4-6 bulletpont. Először a pozíciót, majd a cég nevét és az időtartamot írjuk le. Nem szükséges napra pontosan tudni, hogy mikor kezdtél a cégnél és mikor hagytad ott, elég, ha az évet és a hónapot írod be.
Az önéletrajz minta munkatapasztalat része:
Irodai adminisztrátor
MultiLab Business Services
2018. június – 2021. augusztus
Főbb feladataim:
- Számlák fogadása, érkeztetése és iktatása az SAP rendszerben.
- A cég mindennapjaihoz szükséges eszközök, anyagok beszerzése, beszállítói rendelések rögzítése és a rendelések nyomon követése
- Rendezvényeken regisztráció és egyéb támogató feladatok ellátása
- Telefon kezelése, segítségnyújtás.
Amennyiben már van munkatapasztalatod, akkor szerencsés vagy, hiszen könnyű kitölteni ezt a részt. Azonban ha még nincs, akkor se keseredj el!
Példa tapasztalat nélküli adminisztrátorok számára
Úgy gondolhatod, hogy amennyiben még nincs tapasztalatod, akkor biztosan esélytelen állást találni adminisztrátor pozícióban. Ez azonban nem így van! Általánosságban elmondható, hogy a diákszövetkezetek oldalán a munkatapasztalatot nem igénylő adminisztrációs állásokat találjuk meg.
Pályakezdőként azonban biztosan fel tudsz sorolni munkatapasztalatot. Legyen szó szakmai gyakornoki állásról vagy nyári diákmunkáról, mindet érdemes beleírni az önéletrajzba. Egyik vezető sem keres robotot, mindannnyian olyan jelöltre vágynak, aki a napi szintű feladatokat képes a lehető legjobban ellátni – akár tapasztalat nélkül is.
Mindig nézzük meg az álláshirdetésben szereplő elvárásokat, és az alapján írjuk meg önéletrajzunkat, főleg, mivel az adminisztrációs tevékenységek tárháza végtelen. Igazítsuk az elvárásokhoz és a leírt feladatokhoz.
Példa
Bolti eladó
ZARA
2019. július – 2021. január
Feladatkörök:
- Vevők, vásárlók kiszolgálása, a tökéletes légkör megteremtése.
- Kassza kezelése, akár reklamáció, termékcsere menedzselése.
- Hűségprogram és törzskártya program koordinálása.
- Új gyakornokok betanítása, a beosztásuk vezetése, jelenléti ívek ellenőrzése.
Ez az önéletrajz minta megmutatja, hogy a jelölt képes önálló munkavégzésre, vannak már vezetői képességei, kiváló kommunikációs készséggel rendelkezik, és precízen végzi a feladatait.
Helytelen példa
ZARA
2019. július – 2021. január
Amennyiben érdekel több minta az önéletrajzok és pozíciók közül, kattints ide.
Tanulmányok szekció az adminisztrátor önéletrajzban
A tanulmányok szekció abban az esetben lehet az önéletrajz része, amennyiben kevés munkatapasztalattal rendelkezünk. Az adminisztrátor pozíció esetén sok esetben elegendő a középiskola végzettség, és nem elvárás a felsőfokú tanulmány megléte. Ha azonban rendelkezünk valamilyen szakirányú végzettséggel, ahogy azt a minta is mutatja, biztosan kitűnünk a többi jelentkező közül.
Az adminisztráció elvégzéséhez nem elvárás diploma, de ha rendelkezünk OKJ képzéssel, ami szakirányú, vagy a cég profiljába beleillik, akkor előtérbe kerül önéletrajzunk. Amennyiben például pénzügyi céghez jelentkezünk, biztosan jól mutat, ha van valamilyen pénzüggyel kapcsolatos elvégzett tanfolyamunk is.
A tanulmányok felsorolása esetén először írjuk a szakot, majd alá az iskola nevét, alá, hogy mettől-meddig jártunk oda. Pályakezdőként mindig soroljuk fel az adminisztrációhoz kapcsolódó kurzusokat is, vagy a szakiránynak megfelelő kurzusokat.
Képzés vs. tapasztalat: melyik legyen az első?
Szakmai tapasztalat híján érdemes a tanulmányok felsorolását, ezt a szekciót előre venni, és csak utána a kevéske tapasztalatot leírni. Amennyiben viszont van több éves tapasztalatunk akár adminisztrációs, akár asszisztens területen, akkor azt vegyük előre.
Példa a tanulmányaink bemutatására
Pénzügyi ügyintéző
EFEB Oktatási Központ
2019. – 2020.
Főbb kurzusok:
- Pénzügyi és számlázási ismeretek, Jogi alapismeretek, Adózási ismeretek, Vállalkozásfinanszírozás, Vállalkozási ismeretek, Bérszámfejtés
Ahogy azt a fenti minta is mutatja, érdemes felsorolni néhány kurzust, amennyiben szeretnénk a későbbiekben valamilyen irányba lépni. Általában elmondhatjuk, hogy az asszisztens pozíció a hierarchia szerint az adminisztrátor felett van, így előléptetés során általános asszisztens pozícióba léphetünk elő.
A legjobb készségek az adminisztrátor önéletrajzban
A készségek és képességek általában személyiségbeli, vagy motivációs tényezők, tulajdonságok. Fejleszteni lehet azokat, azonban, ha valaki például nem önálló, akkor azt nehéz lesz a semmiből megteremteni. Emellett léteznek hard skillek, vagyis technikai tudás, szakmai ismeretek egy adott szakmához kapcsolódóan.
A soft skillek, vagyis készségek, képességek
Az erre vonatkozó elvárásokat biztosan megtaláljuk az álláshirdetés szövegében. Nagyon fontos, hogy csak olyat írjunk bele az önéletrajzba, amelyet szívesen meg is mutatunk, akár az interjún. Ha azt írjuk, hogy kiváló a kommunikációs készségünk, majd az interjún meg sem merünk szólalni, azt biztosan nem vet jó fényt a jelentkezésünkre, hiszen ki szeretne olyan adminisztrátort, aki nem mer kérdezni.
Készségek, képességek
- Önálló munkavégzés
- Pontosság
- Precizitás
- Monotonitástűrés
- Alkalmazkodó képesség
- Kiváló kommunikációs készség
- Jó koordinációs készség
- Problémamegoldó készség
- Együttműködő személyiség
- Kezdeményezőkészség
- Elemző gondolkodás
Hard skillek, vagyis a technikai tudás
Ezek azok a képességek, amelyeket meg lehet tanulni, el lehet sajátítani. Ide tartoznak általában a különböző eszközök ismerete, programok, szoftverek használata. Általában ezek is fel vannak sorolva az elvárások résznél, főleg abban az esetben, ha olyan munkaerőt keresnek, akinek már több év tapasztalata van.
Ismeretek
- Microsoft Office
- SAP
- Microsoft Word
- PowerPoint
- Prezi
- EKÁER
- Google Calendar
- Google Catalog
- Google Meet
- Tízujjas vakírás
Írjuk meg a tökéletes szakmai összegzést az adminisztrátor önéletrajzhoz
A szakmai összegzést érdemes az önéletrajz készítésének a legvégére hagyni, ugyanis ezáltal már sokkal könnyebb lesz a leírtakat összefoglalni. Az összegzés ugyanis pontosan erről szól: összefoglaljuk a karrierrünket, tanulmányainkat, képességeinket (néhány kulcsszó elrejtésével) mindössze 4-5 mondatban.
Ez az önéletrajz azon része, ami elad minket és a szaktudásunkat. Természetesen ez abban az esetben érvényes, amennyiben már rendelkezünk szaktudással.
Példa szakmai összegzésre
Lelkes, szorgalmas, precíz Irodai adminisztrátor vagyok, 3 éves, multinacionális cégnél szerzett tapasztalattal, így angol középfokú nyelvtudással. Számlák érkeztetése és iktatása, céges rendezvények szervezése, postázás és kapcsolattartás tartozik a főbb feladataim közé. Mindezek által kiváló kommunikációs készség, Microsoft Excel és SAP tudás jellemez. Az új eszközbeszerzési rendszeremnek köszönhetően 23 százalékkal csökkentek a költségek. Olyan munkahelyet keresek, ahol tovább mélyülhetek a pénzügy világában.
Ebben a szekcióban is próbáljuk meg az elért eredményeket alátámasztani számokkal, statisztikával.
Karriercél meghatározás pályakezdők számára
Az adminisztrátor pozíció sok esetben pályakezdőknek szól, így javasolt a karriercél meghatározás írása. Ennek célja, hogy eladjuk magunkat, és a bennünk rejlő potenciált. A képességeket, készségeket itt is ajánlott beleírni, emellett a célunkat is tegyük bele, valamint azt, hogy miért mi vagyunk a tökéletes jelöltek a pozícióra.
Cél
Lelkes és szorgalmas, precíz Pénzügyi gyakornok vagyok, aki szívesen elmélyülne a különböző Excel formulák világában a meghirdetett Adminisztrátor pozícióban. Monotonitástűrés és önálló munkavégzés jellemet, valamint analitikus képességekkel is rendelkezem. Fő célom, hogy idővel jobban belelássak a pénzügy világába.
Szakmai tapasztalat híján érdemes a céljainkat és a személyiségünket kiemelni. A képességeink kerüljenek fókuszba, valamint az, hogy miért szeretnénk ennyire ebben a pozícióban elhelyezkedni.
Nyelvismeret
Amennyiben rendelkezünk nyelvismerettel, nyelvtudással, akkor elengedhetetlen ez a szekció is az önéletrajzunkból. Minél több nyelven beszélünk annál jobb, és annál magasabb lehet a fizetésünk is, így semmiképp ne hagyjuk ki. Mindig írjuk a nyelvtudás mellé a szintet is, hogy teljes képet kaphasson a HR-es a tudásunkról.
Példa
Angol – középfok
Német – alapfok
Összefoglaló: kulcspontok a tökéletes adminisztrátor önéletrajz megírásához
Az adminisztrátor és adminisztratív jellegű pozíciók esetén általános elvárás, hogy megfelelő legyen a helyesírás, alkalmazzunk 11-12-es betűméretet, és olyan hagyományos betűtípust, mint a Times New Roman, Calibri, vagy az Arial. Átlátható, könnyen olvasható legyen önéletrajzunk, abban az esetben is, ha már sok év tapasztalat van a hátunk mögött.
Az alábbi szekciók mindig szerepeljenek:
- Személyes adatok, karriercél meghatározás vagy szakmai összegzés, tapasztalat, tanulmányok, képességek és készségek és a nyelvtudás.
- A személyes adatok megadása esetén különösképp ügyeljünk az adatok helyességére, másképp nem ér el a HR-es.
- A tapasztalatot mindig fordított időrendi sorrendben írjuk, vagyis a legfrissebbel kezdjük. Pályakezdőként mindig soroljuk fel a gyakornoki vagy diákmunkákat is, biztosan előnyt jelent.
- A tanulmányok során mindig a legmagasabb iskolai végzettséggel kezdjük, és szerepljen a végzettség neve, az iskola neve és mikor jártunk az intézménybe. Pályakezdőként soroljunk fel néhány releváns tantárgyat is.
- A képességek és készségek mindig kulcsszóként vannak elrejtve a hirdetésben, így ha jellemző ránk, akkor használjuk azokat.
- A szakmai összegzést és karriercél meghatározást hagyjuk a legvégére, ugyanis így könnyebb 3-5 mondatban összefoglalni a teljes karrierünket, képességeinket és a motivációnkat.
- A nyelvtudás sok esetben elengedhetetlen, így mindig soroljuk fel a szintjét is.
A kísérőlevél
Mindig érdemes kísérőlevelet is csatolni önéletrajzunk mellé, ugyanis ez a professzionalizmust sugallja, így még abban az esetben is csatoljunk, ha nem kérik. Legyen rövid, tömör, lényegretörő, de személyesebb, mint az önéletrajz. A kísérőlevél remek módja annak, hogy meggyőzzük a leendő munkáltatót arról, hogy miért mi vagyunk a tökéletes választás az állás betöltésére.
A levél remek megoldás arra, hogy kissé bővebben, mondatokba foglalva mesélhessünk a szakmai tapasztalatról, és hogy milyen motivációval rendelkezünk. Lehetőleg ugyanolyan stílusú legyen, mint az önéletrajz, hiszen így lesz egységes a megjelenés.
Gyakran Ismételt Kérdések
Mi a különbség az asszisztens és az adminisztrátor között?
Az asszisztens általában már ellát kisebb szakmai feladatokat, részt vesz a projektekben, az adminisztrátor viszont leginkább adatbevitellel foglalkozik. Emiatt nem vonódik be a szakmai feladatokba. A hierarchia szerint az asszisztens az adminisztrátor felettese, és ez utóbbi remek kiugrási lehetőség lehet az előbb említett pozícióba.
Szükségem van diplomára az adminisztrátor munkához?
A legtöbb esetben nem, azonban mindig figyelmesen olvassuk el az álláshirdetést.
Milyen formátumban küldjem el az önéletrajzot.
Törekedjünk az egy oldal hosszúságra, és amennyiben máshogy nem kérik, inkább PDF formátumban küldjük el.