Ennek oka, hogy a száz és száz jelentkező között szeretnének némi különbséget tenni. Tehát ha adminisztrációs munka megszerzése a cél, akkor ideje elkészíteni a motivációs levelet hozzá!
Ebben a cikkben egy útmutatót olvashatsz a motivációs levél elkészítésének csínjáról-bínjáról, miközben tippeket is adunk, hogy mivel legyen még jobb. Senki sem akarja, hogy egy átlagos motivációs levél kerüljön ki a kezeid közül, hiszen azzal nem jutsz előrébb!
Tartalomjegyzék
Mi a motivációs levél célja?
Az adminisztrációs motivációs levél célja is az, hogy kiegészítse az önéletrajzot. Olyan információkat oszthatsz meg benne, amelyekre nincs lehetőséged a szakmai önéletrajz elkészítése során. Ennek oka egyszerű: az önéletrajzban inkább felsorolsz képességeket, eredményeket és feladatokat. A motivációs levélben azonban mondatokba foglalva fogalmazhatod meg, miért te vagy az ideális választás. Emiatt pedig kreatívabb lehetsz és pontosabb képet festhetsz magadról, miközben olyan információkat is megosztasz, amelyek nem egyértelműek a szakmai önéletrajzból.
Összességében tehát összefoglalja és alátámasztja, részletezi a szakmai életutadat, amit az önéletrajzban csak vázlatosan mutattál meg. Mindeközben pedig a motivációdra, céljaidra, személyiségedre is rálátást biztosít, ezzel növelve esélyeidet álmaid munkájának megszerzésére!
Motivációs levél és kísérőlevél – egy és ugyanaz?
Gyakran keverjük a motivációs levél a kísérőlevél fogalmakat, és erre az angol nyelv is magyarázatot adhat. Azonban egy jó adminisztrációs kísérőlevél az az email, amelybe becsatolod a motivációs levelet és az önéletrajzodat. Tehát, amikor jelentkezel egy állásra, akár emailben, akár állásportálon keresztül, akkor a megírt email a kísérőlevél.
Az adminisztrációs kísérőlevél néhány mondat hosszúságú , amiben arra veszed rá a cég képviselőjét, hogy elolvassa az önéletrajzot és a motivációs levelet is. A kísérőlevélről ide kattintva tudhatsz meg többet, többek között mintákkal, példákkal mutatjuk be hogyan legyen igéző a kísérőlevél is. Útmutatónk segítségével percek alatt elkészíted!
Motivációs levél minta
Boros Gizella
Head of Back Office
Pexels Services
Ipari utca 167.
1009, Budapest
Feladó
Kis György
Szabó Tünde utca 19.
1007, Budapest
kis.gyorgy@gmail.com
+3630/999-8888
Tisztelt Boros Gizella!
Kis György vagyok és az Allasokaneten.hu oldalon talált Irodai Adminisztrátor állásra szeretnék jelentkezni. Jelenleg Logisztikai Adminisztrátor pozícióban dolgozom az AGG Marketingügynökségnél, így 2 év szakmai tapasztalattal rendelkezem. Szeretném megpályázni az állást, ugyanis azt gondolom, hogy rendelkezem azzal a rendszerszemlélettel, amelyet Önök keresnek.
A középiskolai tanulmányaim elvégzése után Logisztikai menedzser képzést végeztem a SzakMA Oktatási Intézményben. Itt elsajátítottam a külkereskedelmi alapokat, a flottakezelési és eszközbeszerzési ismereteket, amelyek a mindennapi munkám szerves részét képezik. Jelenlegi munkahelyemre a szakmai gyakorlat során kerültem, mint Logisztikai gyakornok. Az első fél évemben így részt vettem a cég szállításainak megtervezésében, elemzésében, valamint kapcsolatot tartottam a beszállítókkal. Precíz és megbízható munkavégzésemnek hála Logisztikai Adminisztrátorrá léptettek elő ezt követően. Ekkor már a flottakezelés, a parkoló felosztása és a logisztikai csapat beosztásának nyomon követése, gyakornokok jelenléti ívének a kezelése tartozik a főbb feladataim közé.
Az Excel riportálási rendszer, amit kifejlesztettem, növelte a logisztikai csapat hatékonyságát 14 százalékkal. Emellett a gyakornokok betanítása során tudtam fejleszteni a kommunikációs és szervezési képességemet.
Fő célom, hogy részt vehessek adminisztrációs oldalról a nemzetközi szállítmányozást támogató háttérirodai tevékenységekben. Úgy gondolom, hogy ilyen nemzetközi cégnél elismerés dolgozni, ugyanis szívesen dolgoznék egy olyan cégnél, ahol ennyire szoros az együttműködés a divíziók között.
Csatolva küldöm szakmai önéletrajzomat is. Amennyiben bármi kérdése van, keressen a +3630/999-8888 telefonszámon, vagy emailben a kis.gyorgy@gmail.com email címen. Szívesen vennék egy személyes interjút, ahol megismerkedhetünk és bemutatkozhatok.
Várom válaszát!
Üdvözlettel,
Kis György
A motivációs levél megjelenése, a design
Most már profi vagy, és tudod, hogy a motivációs levél hosszúsága hosszúsága 0,5-1 A4-es oldal, ez egyértelmű a motivációs levél minta alapján is. Mielőtt azonban belevetjük magunkat a megírásába, néhány alapszabályt fussunk át. Kiemelkedően fontos, hogy a motivációs levél szellős és könnyen olvasható legyen, másképp nem fogja elolvasni a HR-es . Hiteles és pontos képet kell, hogy adjon rólad, a tudásodról és a képességeidról.
Betűtípus esetén válaszd a hagyományos megjelenésűt, mint az Arial, Calibri, Times New Roman. A betűnagyság legyen 11-12-es, ennél kisebbet nagyon nehéz elolvasni, úgyhogy csak hátráltatod magad vele. Manapság már nem írunk kézzel motivációs levelet, csak gépelt változatot adunk le!
Amennyiben valamilyen önéletrajz sablont használsz, amiben meghatározó színek szerepelnek, érdemes ugyanolyan színeket megjeleníteni a motivációs levélben. Ehhez a legjobb, ha önéletrajz szerkesztőt használsz. Összeszedettnek, precíznek, rendezettnek és igényesnek tűnsz, ha megegyezik külsőre a két dokumentum – pont ezeket keresik egy adminisztrációs munkatársban! Mindig tartsd szem előtt: az önéletrajz és a motivációs levél is téged jelképez!
A motivációs levél tartalma
Az önéletrajz téged és a képességeidet ad el, tehát nagyon figyelned kell arra, mégis milyen információkat jelenítesz meg benne. Az alábbi bekezdéseket érdemes alkalmaznod, ha sikeres akarsz lenni:
- Bemutatkozás: jelentkezés módja, hol találtad a jelentkezést, mi a motivációd, ki vagy.
- Az önéletrajz összefoglalása: szakmai tapasztalat, eredmények, tanulmányok, elismerések.
- Motiváció, milyen értéket tudnál nyújtani a cégnek, miért szeretnél náluk dolgozni, tapasztalatokat szerezni.
- Személyes tulajdonságok, értékek, amelyek egyezzenek az álláshirdetésben elvártakkal.
- Zárás, elköszönés, aláírás.
A címzett és feladó megadása
Ebben a tekintetben hasonlít leginkább a motivációs levél egy valódi levélhez. A feladó, vagyis a te adataidat és a címzett adatait érdemes megadni. Ehhez szükség van a névre, címre, pozícióra és a telefonszámra, email címre. Először a címzett adataival kezdd, vagyis ide kerül a név, beosztás, cég vagy vállalat neve, székhely. A székhely két külön sorba kerüljön, először csak az utca és házszám, alá az irányítószám és a város neve.
A feladó te vagy, tehát a te nevedre, címedre, email címedre és telefonszámodra lesz szükség.
Bíró Evelin
Head of Finance
Financial Business Services
Február utca 28. 3/5.
1025, Budapest
2022.03.11.
Feladó
Lovász Rozália
Májusfa utca 47.
1022, Budapest
lovasz_rozalia@gmail.com
+3670/232-1232
A megszólítás
Ahogy a kísérőlevél esetén is, itt egy megszólítással kezdődik a szöveg. A megszólításban több verzió is elterjedt, de elsősorban próbáld meg megtudni annak a nevét, aki elolvassa majd a motivációs levelet. Ezt a weboldalon vagy a LinkedIn oldalon keresd, esetleg a social media felületeken. Ebben az esetben ez így néz ki:
Ha nem találod meg, hogy kihez érkezik be a jelentkezés, akkor ezek az elfogadott verziók:
- Tisztelt HR Osztály!
- Tisztelt Hölgyem/Uram!
- Tisztelt EvolutionR Kft.!
A “Kedves” megszólítás csak abban az esetben megengedett, ha annyira barátias, fiatalos a cég hangvétele. Marketing ügynökségeknél, magyar KKV-k esetén elfogadott lehet, de előtte csekkold a céges kommunikációt a weboldalon és a social media felületeken. Arra figyelj, hogy ebben az esetben is a személyt a teljes nevén szólítsd meg!
A motivációs levél bemutatkozása
Az első mondattal hívod fel magadra figyelmet: bemutatkozol, elmondod, melyik állásra pályázol, és hol találtad meg az állást. Ezt még kiegészítheted azzal is, hogy miért szeretnél a cégnél dolgozni, miért jelentkeztél.
Katonás Bianka vagyok és az Allasokaneten.hu oldalon talált Adminisztrátor állásra szeretnék jelentkezni. Régóta követem a cég életútját, és nagyszerű lenne, ha ilyen, a környezetvédelmet hitelesen képviselő vállalatnál dolgozhatnék.
👉 Itt már egy kis hízelgés is belefér!
Az Allasokaneten.hu oldalon talált Adminisztrátor pozícióra szeretnék jelentkezni. Jelenleg Office Managerként dolgozom egy magyar kisvállalkozásnál, de szeretnék multinacionális légkörben dolgozni, ezért pályázom meg az állást.
A motivációs levél fő tartalmi része
Ha túl vagy a bemutatkozáson, akkor ideje belevetni magad a fő tartalmi rész megírásába. Ebben az egy vagy két bekezdésben tudod bemutatni az előző szakmai tapasztalataidat, tanulmányaidat, amelyek segítik a jelentkezésedet. Csak olyan szakmai tapasztalatot adj meg magadról, amely kapcsolódik a megpályázott pozícióhoz.
Például, nem elég azt megírni, hogy irodai konfliktusok elrendezése. Ebben az esetben írd le a konkrét szituációt, hogy például egy új adminisztrációs Excel táblázatot és kitöltési ütemtervet hoztál létre, amely után a különböző részlegek közötti konfliktus megszűnt.
Tehát ebben a részben szerepeljenek:
- Szakmai tapasztalat.
- Készségek, képességek.
- Tanulmányok.
- Eredmények, elismerések.
- Motiváció, személyes értékek.
A jelenlegi munkám során a számlák érkeztetése és iktatása, céges rendezvények szervezése, postázás és kapcsolattartás tartozik a főbb feladataim közé. Mindezek által kiváló kommunikációs készség, Microsoft Excel és SAP tudás jellemez. Az új eszközbeszerzési rendszeremnek köszönhetően 18 százalékkal csökkentek a költségek, és ezért elnyertem 2020-ban az Év Dolgozója elismerést is. Célom, hogy olyan munkahelyet találhassak, ahol még több feladatot bíznak rám a pénzügy világában. Ezen célom miatt elkezdtem egy Pénzügyi Asszisztens képzést az EFEB Oktatási Intézményben, amelyen 2023 januárjában végzek. Ezzel a végzettséggel képes leszek már az összetettebb pénzügyi feladatok ellátására, mint amilyen a bérszámfejtés egy 50 fős cég esetén.
Azért pályáztam meg a pozíciót, mert úgy gondolom, rendelkezem minden olyan képességgel, amely szükséges egy lelkiismeretes Irodai adminisztrátor pozícióhoz. A weboldalukat átnézve láttam, hogy olyan nagymúltú, neves cégek az ügyfeleik, mint a Coca-Cola vagy az IKEA, amely inspirálóan hat rám. Szeretnék olyan csapat tagja lenni, amely képes ennyire innovatívan és dinamikusan, agilisan hozzáállni a munkához, mint amelyet Önöknél látok.
A motivációs levél lezárása, elköszönés
Az elköszönés esetén mindig fontos, hogy megemlítsd a személyes interjú és találkozás lehetőségét. Emellett sorold fel, hogy milyen anyagokat csatolsz még, hogy nyitott vagy bármilyen megkeresésre. Tűnj pozitívnak, lelkesnek, de semmiképp sem arrogánsnak. Még egyszer összefoglalhatod, miért is jelentkezel, vagy hogy miért érzed ez, hogy ilyen munkahelyen szeretnél dolgozni.
Várom válaszát!
Üdvözlettel,
Karali Emília
Az elköszönés mindig ezen két verzió egyike legyen:
- Üdvözlettel,
- Tisztelettel
Bízva a közös együttműködésben várom válaszukat!
Tisztelettel,
Gyulás Amália
gyulas.amalia@gmail.com
0430/555-6566
További tippek a motiváció levél megírásához
- A motivációs levél frissítése minden egyes jelentkezés esetén kötelező.
Nem elég csak a pozíció nevét és a cég nevét kicserélni! Figyelj oda a meghatározott kulcsszavakra is, valamint arra is, hogy szerepeljen a cég víziója.
- Kerüld a túl személyes hangvételt
A személyes hangvétel riasztó lehet, hiszen mégiscsak egy idegennek írod a levelet. Ha bemutatsz egy szituációt, az csak munkahelyi legyen!
- Próbálj kulcsszavakat elhelyezni a motivációs levélben
A kulcsszavakról ide kattintva olvashatsz, és különösen fontos, hogy eltaláld azokat. Készségek, képességek, esetleg programok ismerete funkcionálhat kulcsszóként, és ezeket megtalálod az álláshirdetésben. Képességek esetén egyezzen meg az önéletrajzban írottakkal is!
- Mindig olyan feladatköröket sorolj fel, ami illeszkedik a megadott pozícióhoz
Az adminisztrátor munka sokszínű lehet: lehet kissé pénzügyes vonalú, irodavezető jellegű, de akár marketinges is. Ezért különösen fontos, hogy azokat a feladatokat domborítsd ki a munkatapasztalatodból, amelyek relevánsak a megpályázotthoz. Éppen emiatt is van minden alkalommal új motivációs levélre szükség.
Összefoglalás – az adminisztrációs motivációs levél titka
Az adminisztrációs motivációs levél megjelenése plusz előnyt jelent, ha megegyezik az önéletrajzéval. Ehhez a legjobb, ha sablont használsz, így az ott megjelent színeket tudod megjeleníteni a motivációs levélben is. Nagyon fontos megkülönböztetni a kísérőlevelet és a motivációs levelet. A motivációs levél pedig fél-egy oldalas dokumentum, amelyben összefoglalod a karrieredet, képességeidet. A kísérőlevél ezzel ellentétben az a néhány mondatos levél, amelybe ezt becsatolod. Ügyelj arra, hogy magabiztos szakembernek tűnj, de lehetőleg kerüld a túlságos önfényezést .
A motivációs levél megírása esetén ügyelj arra, hogy lehetőleg 4-5 bekezdésre tagolt legyen, és hogy a betűtípus Arial, Calibri vagy Times New Roman legyen. Ha 11-12-esnél kisebb betűméretet használsz, akkor olvashatatlan lesz a dokumentum, így ezt kerüld.
Kezdd a motivációs levelet a feladó és a címzett megadásával, majd megszólítással. Ezután következhet 2-3 mondatban, hogy ki vagy, hol találtad az állást, és akár a motivációt is leírhatod. Mindenképp foglald bele a pozíció nevét is, amire új kollégát keres a munkáltató. A törzsszöveg, amelyben a munkatapasztalatot, tanulmányokat, eredményeket is megmutatod, foglalja el a legnagyobb részt, és akár két bekezdésre is tagolhatod.
Ha ki akarsz tűnni a jelentkezők tömege közül, akkor érdemes eredményeket, elismeréseket felsorolni. Csempészd bele a kulcsszavakként is funkcionáló készségeket és képességeket, azokat, amelyeket az álláshirdetésben is megtalálsz. Ami a legfontosabb: mesélj a motivációdról és a céljaidról úgy, hogy azok illeszkedjenek a pozícióhoz.
A motivációs levél zárása, elköszönése mindig említse meg a személyes találkozó lehetőségét, valamint azt, hogy hogyan érnek el. Sorold fel a csatolt dokumentumokat, és mindig pozitív, lelkes és motivált legyen az elköszönés!
